Come organizzare una fiera? 7 consigli utili

2018-10-09T10:09:38+00:0008 Ott 2018|

Siamo appena tornati da Bimbi in Fiera a cui partecipiamo con Riviera dei Bambini e visto il grande successo che abbiamo ottenuto, per chi fosse alle prime armi ecco 7 consigli che, siamo certi, vi aiuteranno.

1- Definire gli obiettivi: cosa vuoi ottenere?

Partecipare ad una fiera è molto costoso. L’affitto dello spazio, il personale, i materiali, gadget e spostamenti/alberghi, se la fiera è in un’altra città. Per avere un’idea di budget mediamente moltiplicate per quattro il costo dello stand.

Ovviamente i risultati possono essere enormi. L’importante è capire appunto cosa si vuole ottenere:

visibilità (in questo caso è d’obbligo la presenza costante a diverse fiere o a varie edizioni per diventare riconoscibili e fidati)

raccolta contatti: se si tratta di una fiera di settore, i contatti raccolti sono preziosi perchè si tratta di persone davvero interessate alla tua attività

aumento delle vendite, allargando la cerchia dei clienti

2- Trova il tuo settore

Esistono tante fiere e non è detto che quella più grossa o famosa faccia per te. Probabilmente i costi per esporre sono davvero alti e poi la concorrenza è maggiore. Tenendo conto di budget e obiettivi, il segreto è quello di scegliere una fiera di nicchia. Studiare la zona in cui si tiene, la concorrenza e soprattutto i dati delle edizioni precedenti (è una fiera in crescita?).

Per esempio, se hai un albergo specializzato nell’accoglienza di famiglie per bambini in Liguria, partecipare ad una fiera sul turismo a Bologna o a Trento, per quanto grande e di successo sia, non porterà gli stessi risultati di una fiera dedicata ai bambini a Bergamo.

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3- Pianificare, pianificare, pianificare!

Se sei alle prese con l’organizzazione della tua prima fiera devi considerare almeno 3 mesi di lavoro prima dell’evento. Creare un team, studiare una strategia di comunicazione, avvertire i tuoi clienti della partecipazione alla fiera con una newsletter o attreverso i canali social della tua azienda, preparare i materiali, studiare la logistica (alberghi, spostamenti, parcheggi…)

4- Presentarsi con il giusto staff

Cosa significa? In una fiera, i richiami delle sirene sono molti. Gli stand sono talvolta ravvicinati e trovarsi gomito a gomito con la concorrenza è spesso inevitabile. Ma, anche se ti scontri con giganti del settore (i cui budget elevati gli consentono di avere stand ben piu grandi del tuo), sono le persone che fanno la differenza.

Un team di persone educate, entusiaste, preparate e con il sorriso sulle labbra anche dopo tante ore è essenziale. Conquistare la fiducia del pubblico, rispondere a domande che riguardano il territorio in cui per esempio si trova il tuo albergo, dispensare qualche consiglio utile sulla stagione meno trafficata, la spiaggia più pulita, ripagano e anche senza particolari gadget o stand sconfinati possiamo conquistare nuovi clienti.

Un consiglio: esserci è davvero importante. Tu conosci meglio di chiunque altro la tua attività e il tuo entusiasmo e le tue conoscenze possono aiutare lo staff a dare il massimo

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5- Lo stand è da costruire, cosa mi porto?

Ovviamente lo stand va allestito. Foto memorabili, grafiche pulite, il logo della tua azienda… Tutto deve essere perfettamente coordinato e coerente senza eccessi che rischiano di ridurre la visibilità. E’ importande avere un numero adeguato di brouchure o depliant da distribuire al maggior numero di visitatori possibile. Non è il momento della formichina: non bisogna lesinare ma abbondare!

Non dimenticare un computer o un tablet per la raccolta delle mail, i moduli per la privacy e uno smartphone (con la batteria sempre carica, eh!) per fare dirette dell’evento o commenti sui tuoi canali social (twitter, facebook, instagram…)

6- Gadget si o gadget no?

Dipende… Il costo del gadget può incidere notevolmente sulla spesa complessiva e spesso può rivelarsi controproducente perchè potrebbe attirare più persone attratte dal gadget piuttosto che dalla tua attività. In generale è importante decidere con largo anticipo in quale direzione muoversi.

7- Il dopofiera

La fiera è finita. Sei stanco e un po’ frastornato ma indubbiamete soddisfatto. Attenzione però, il momento del riposo non è ancora arrivato. C’è un ultimo fondamentale passaggio: la mail di ringraziamento a tutti coloro che sono passati dallo stand e hanno lasciato la loro mail.

Non dimenticare di inserire una call to action chiara e precisa e magari un buono sconto o un omaggio.

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Con i nostri 7 consigli tutto è più facile, ma se ancora avessi dubbi, contattaci e ci penseremo noi! 

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